Инструкция о рассмотрении обращений, направленных посредством электронной почты через Приемную - онлайн следственного управления Следственного комитета Российской Федерации по Саратовской области

Утверждена приказом руководителя следственного управления Следственного комитета Российской Федерации по Саратовской области от 06.06.2012 №56

1. Общие положения

1.1. Инструкция о рассмотрении обращений, направленных посредством электронной почты через Приемную - онлайн следственного управления Следственного комитета Российской Федерации по Саратовской области (далее - Инструкция), устанавливает единый порядок выемки, оформления на бумажном носителе и обработки обращений, поступающих через Приемную - онлайн сайта следственного управления, а также оформления и направления ответов заявителям в форме электронного документа.

1.2. Правовыми основаниями Инструкции являются Конституция Российской Федерации, федеральные законы от 28.12.2010 № 403-ФЗ «О Следственном комитете Российской Федерации», от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», Инструкция о порядке рассмотрения обращений и приема граждан в системе Следственного комитета при прокуратуре Российской Федерации, утвержденная приказом Председателя Следственного комитета при прокуратуре РФ от 19.09.2007 № 17, Инструкция по делопроизводству Следственного комитета Российской Федерации, утвержденная приказом Председателя Следственного комитета Российской Федерации от 01.03.2012 № 12, Положение о следственном управлении Следственного комитета Российской Федерации по Саратовской области, утвержденное Председателем Следственного комитета Российской Федерации от 15.02.2011 и иные нормативные правовые акты.

1.3. Положения Инструкции, целью которой является организация работы с электронными сообщениями, поступившими в соответствующий раздел официального сайта следственного управления Следственного комитета Российской Федерации по Саратовской области (далее - следственное управление), направлены на создание условий для реализации гражданами Российской Федерации и иными лицами установленного законодательством права на обращение, в том числе в форме электронных документов.

1.4. Основные термины, используемые в инструкции:

официальный сайт - сайт с электронным адресом (включающим доменное имя), содержащий информацию о деятельности следственного управления Следственного комитета РФ по Саратовской области и его территориальных подразделений;

верификация документов - сопоставление электронного образа документа с подлинником документа, созданного на бумажном носителе;

посетитель сайта - физическое лицо, пользователь информационно-телекоммуникационной сети Интернет, осуществляющее с использованием средств вычислительной техники доступ к информации, размещенной на сайте, и обладающее возможностью направить электронное сообщение в следственное управление;

электронные сообщения - информация, направленная в соответствующий раздел сайта («Приемная», «Блог руководителя») следственного управления в виде электронного обращения или комментария его посетителями - пользователями информационно-телекоммуникационной сети Интернет;

электронные обращения - направленные в подраздел «Приемная - онлайн» (раздел «Приемная») сайта следственное управление в форме электронного документа предложение, заявление или жалоба;

электронные образы документов - электронные документы, полученные посредством сканирования первого экземпляра документа, предварительно созданного на бумажном носителе (гербовом бланке), и преобразованные в формат PDF, предназначенные для направления ответа гражданам в электронной форме.

1.5. В подразделе «Приемная - онлайн» (раздел «Приемная») сайта следственного управления имеется техническая возможность для передачи посетителями сайта своих электронных сообщений в адрес следственного управления. Информация, направляемая посетителями сайта в указанные разделы, поступает во внутреннюю часть сайта, закрытую для доступа посетителей.

1.6. Комментарий посетителя сайта, поступивший в «Блог руководителя», не подлежит разрешению в порядке, предусмотренном для рассмотрения обращений гражданин. Письменный ответ на комментарий посетителям сайта на бумажном носителе или по электронной почте не направляется.

2.  Порядок направления электронных обращений в подраздел «Приемная - онлайн» сайта следственного управления

2.1. В подразделе «Приемная - онлайн» (раздел «Приемная») посетители сайта могут оформить электронные обращения, которые подлежат рассмотрению в порядке, установленном федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» и соответствующими нормативными правовыми актами Следственного комитета Российской Федерации.

2.2. При оформлении обращения в форме электронного документа посетителю сайта необходимо заполнить соответствующие поля формы обратной связи на веб-странице подраздела «Приемная - онлайн»:

указать персональные данные заявителя на отмеченных звездочкой полях формы, заполнение которых является обязательным;

текст обращения изложить в поле «Текст обращения»;

ввести контрольный код, изображенный на картинке в поле «Контрольные цифры».

При оформлении электронного обращения гражданин в обязательном порядке указывает свои фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), почтовый адрес и адрес электронной почты, если ответ должен быть направлен в форме электронного документа.

Размер текста электронного обращения не может превышать 5 тысяч знаков, что примерно соответствует объему текста, напечатанного на двух-трех страницах с одинарным междустрочным интервалом на листе формата A4 с полями страницы не менее 2 см.

2.3. Если текст электронного обращения не поддается прочтению, ответ на него не дается, переадресованию в другие органы оно не подлежит. Об этом сообщается автору обращения, если известны его фамилия и адрес.

2.4. Посетитель сайта в случае необходимости в подтверждение своих доводов прилагает к электронному обращению необходимые документы и материалы в электронной форме либо вправе направить указанные документы и материалы или их копии в письменной форме средствами почтовой связи.

Размер файла вложения не может превышать 5 Мб. Для вложений допустимы следующие форматы файлов: txt, doc, rtf, xls, pps, ppt, pdf, jpg, bmp, png, tif, gif, pcx, mp3, wma, avi, mp4, mkv, wmv, mov, flv. Вложенные документы и материалы в электронной форме должны быть представлены в виде одного файла без архивирования.

Обращения, содержащие тексты и прилагаемые документы большого объема, следует направлять в органы следственного управления средствами почтовой связи.

2.5. Датой поступления обращения в форме электронного документа является дата его размещения в разделе «Приемная» сайта следственного управления, которая фиксируется автоматически в момент отправки заполненной формы электронного сообщения.

2.6. Электронные обращения и прилагаемые документы, направляемые гражданами минуя раздел «Приемная» официального сайта следственного управления, к рассмотрению в качестве обращений не принимаются.

3. Обработка электронных сообщений, поступивших в подраздел «Приемная - онлайн» сайта следственного управления

3.1. Проверка наличия поступивших на сайт следственного управления электронных сообщений осуществляется ежедневно старшим помощником руководителя следственного управления (по взаимодействию со средствами массовой информации).

Электронные обращения и прилагаемые документы подлежат незамедлительной выемке старшим помощником руководителя следственного управления (по взаимодействию со средствами массовой информации) путем распечатывания на бумажном носителе.

3.2. Распечатанные электронные обращения посетителей сайта передаются в день их поступления в отдел по приему граждан и документационному обеспечению для осуществления первичной обработки.

3.3. Электронные обращения подлежат обязательной регистрации, осуществляемой отделом по приему граждан и документационному обеспечению, в течение 3 дней с момента их размещения в разделе «Приемная» сайта следственного управления.

На зарегистрированные электронные обращения отделом по приему граждан и документационному обеспечению заводятся статистические карточки и передаются вместе с обращениями исполнителю.

Лица, ответственные за регистрацию обращений, вносят в карточку Ф.И.О. заявителя (наименование организации) и дату поступления обращения. Все остальные графы статистических карточек на обращения заполняются исполнителями, которые несут персональную ответственность за объективность и полноту отраженных в них сведений.

3.4. Первичное рассмотрение всех электронных обращений и подбор к ним имеющихся контрольных производств, необходимых для рассмотрения излагаемых заявителем доводов, а также иной переписки, содержащейся в номенклатурных делах, производится сотрудниками отдела по приему граждан и документационному обеспечению.

3.5. Срок разрешения электронных обращений исчисляется с момента их регистрации в том органе, который будет давать заявителю ответ по существу.

Окончанием срока рассмотрения и разрешения электронных обращений считается дата направления письменного ответа автору обращения о принятом решении.

3.6. Порядок учета, регистрации, оформления, систематизации передачи на исполнение и хранения электронных обращений, а также контроля за их рассмотрением осуществляется в соответствии с ведомственными актами Следственного комитета Российской Федерации и следственного управления.

4.  Направления ответов на электронные обращения посетителей сайта следственного управления

4.1. Электронные обращения подлежат рассмотрению в порядке и сроки, установленные Инструкцией о порядке рассмотрения обращений и приема граждан в системе Следственного комитета при прокуратуре Российской Федерации.

4.2. Ответ на электронное обращение готовится исполнителем на гербовом бланке установленного образца и подписывается уполномоченным на то лицом в соответствии с требованиями федерального законодательства и ведомственных актов.

4.3. Ответ на обращение, поступившее в форме электронного документа, направляется в письменной форме по почтовому адресу, указанному в обращении, или в форме электронного документа по адресу электронной почты, указанному в обращении.

4.4. Ответ на обращение в форме электронного документа образуется посредством создания исполнителем электронного образа документа.

Электронный образ документа передается исполнителем, после его верификации с первым экземпляром документа, в отдел по приему граждан и документационному обеспечению в электроном виде для отправления ответа посетителю сайта по адресу электронной почты, указанному в реквизитах адресата.

На втором (визовом) экземпляре делается отметка «ответ направлен гражданину (Ф.И.О.) в форме электронного документа (дата отправки)». Ответственность за идентичность текста на бумажном носителе и его электронной версии несет лицо, подготовившее соответствующий документ.

4.5. После отправки ответа на электронное обращение посредством электронной почты отделом по приему граждан и документационному обеспечению с компьютера распечатывается подтверждение об отправке электронного письма (отчет об отправке), которое автоматически включает в себя дату отправления, электронный адрес заявителя и наличие вложения к электронному письму.

4.6. В деле сохраняется отчет об отправке ответа посетителю сайта на электронное обращение, первый и визовый экземпляры документов. При наличии почтового адреса первый экземпляр ответа на обращение направляется средствами почтовой связи.